仕事を効率良くこなすには？

タスクリストやTODOリストは作るものの、なかなかその通りに仕事がこなせなかったりします。

今日も飛び込みで依頼受けて、本来やる予定が持ち越しになったり。

また、トラブルなんかあると下手すれば1日かかりきりになります。

そんな状況でもやるべき事は消化していかなきゃ、時間が経てば自動的に「完了」とはなりませんよね。

誰かが代わりにやってくれるわけでもありません。

時間が経ってやる必要がなくなるタスクはたまにあるけど…

なので、できるだけ効率的に仕事をこなす方法はないのかな？と。

探してみたら使えそうなやり方がいくつかあったので覚書。

1は慣れるまでが大変そう。あとちょっとでこの仕事終わりそう、なんて時はズルズルと時間を延ばしてしまいそう。

こんな時はルール決めが必要かも。例えば5分延長で終わるならやる、終わらないなら他のタスク実行とか。

この方法は習慣化すれば時間を意識できるので良いのだけど、最初から上手く行かないと思って慣れるところから始めるといいかもしれません。

2は直ぐに出来るし効果がありそう。仕事こなしている時についメールを見てしまって、そっちのタスクに引っ張られる事が多々あります。

重要な緊急のメール連絡などもあるので1時間に1回だけ見るなどしておけば自分のタスクに集中できそうです。

本当はメールは昼と17時にだけ見るとかにしたいくらい。

集中を考えれば「見ない」事は結構大事です。

たとえメールを見てもその依頼は直ぐには受けないと決めていたとしても、一旦読んでしまうと頭に残ります。

あーしよう、こうしよう、調査が必要かな？あのタスクとまとめて出来ないか？などなど頭の中で考えてしまって、結局今実行しているタスクに集中出来なくなったりしますしね。

とは言え「なんで早くメール見ないんだ！！」なーんて言われた日にゃ困ってしまいますが…

3は上記2つの事が実践出来れば自ずと出来るでしょう。とにかく1つの事に集中してマルチタスクにしない。

マルチタスクって言ったって、実際には順番にやってますからね〜。

その他にはパソコンを使う作業が多ければ、色んなところに散らばっている必要な資料や図などは1つのフォルダにショートカットを作っておくと、便利です。

こうすれば「あれ？この前の資料どこいったっけ？」、「今あの資料見たいのに保存場所がわからなくなっちゃったよ〜orz」とかなくなります。

これは自分のパソコンだけでファイルを作ってるなら自分のやりやすいように整理すればいいので、問題ないのですが、プロジェクトやグループ、チームで仕事しているとネットワーク上にファイルが保存されていて、それらが上手く分類がされていない時に役立ちます。

ネットワーク上のファイルは誰が見てもわかるような整理になってなくて、本当にどこに何があるのか全くわからん！って感じなのでショートカット作戦は効果絶大です。

究極の効率化は誰も出社しない休日に出社して仕事すること。

これはかなり捗ります。

…イヤだけど。